ทะเบียนประวัติข้าราชการ คือ เอกสารที่บันทึกประวัติย่อที่สำคัญและจำเป็นของข้าราชการซึ่งต้องอ้างอิงอยู่เสมอ เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานบุคคล

มีใช้อยู่ 2 ชนิด ได้แก่

1. สมุดประวัติข้าราชการ
   • เป็นเอกสารที่บันทึกย่อประวัติข้าราชการตั้งแต่เริ่มเข้ารับราชการจนออกจากราชการ สมุดประวัติข้าราชการ เริ่มใช้มาแต่สมัยใดไม่ปรากฏ แต่ได้มีการปรับปรุงเมื่อ พ.ศ.2482 (หนังสือกรมเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ ย 12146/2482 ลงวันที่ 22 มีนาคม 2482) ต่อมาจึงให้ยกเลิกสมุดประวัติข้าราชการโดยข้าราชการที่บรรจุใหม่ตั้งแต่วันที่ 9 กันยายน 2518 ให้ใช้ ก.พ.7 แบบปัจจุบันแทน (หนังสือสำนักงาน ก.พ. ที่ สร 1007/ว 28 ลงวันที่ 15 กันยายน 2518) ในสมุดประวัติข้าราชการประกอบด้วยรายการต่างๆ รวม 12 รายการ สำหรับข้าราชการส่วนกลาง จัดทำ 1 เล่ม เก็บไว้ที่กรมเจ้าสังกัด และข้าราชการส่วนภูมิภาค จักทำ 2 เล่ม เก็บไว้ที่กรมเจ้าสังกัด 1 เล่ม จังหวัด 1 เล่ม
2. ก.พ.7
   • เป็นเอกสารบันทึกย่อประวัติข้าราชการเช่นเดียวกัน โดยจัดทำเพียง 1 ฉบับ แล้วส่งเก็บรักษาไว้ที่สำนักงาน ก.พ. แบบ ก.พ.7 แบบเดิม เป็นแบบที่กำหนดขึ้นและใช้กันมาตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2477 ต่อมาได้มีการปรับปรุงครั้งที่ 1 และใช้เฉพาะสำหรับข้าราชการพลเรือนผู้ได้รับราชการตั้งแต่วันที่ 5 ธันวาคม 2505 เป็นต้นไป (หนังสือสำนักงาน ก.พ. ด่วนมาก ที่ นว 8/2505 ลงวันที่ 1 พฤศจิกายน 2505)

วันที่ 7 มกราคม 2518 คณะรัฐมนตรีได้มีมติให้ยกเลิกการจัดทำสมุดประวัติข้าราชการสำหรับข้าราชการที่เข้ารับราชการใหม่ และให้ส่วนราชการจัดทำ ก.พ.7 ตามแบบที่กำหนดใหม่และจัดให้มีแฟ้มประวัติข้าราชการตามแบบที่กำหนดให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน (หนังสือสำนักเลขาธิการ คณะรัฐมนตรี ที่ สร 0203/ว 6 ลงวันที่ 13 มกราคม 2518) ก.พ.7 ที่กำหนดใหม่นี้ให้ใช้แทนสมุดประวัติข้าราชการ เฉพาะผู้ซึ่งได้รับการบรรจุเข้ารับราชการดังกล่าวตั้งแต่วันที่ 9 กันยายน 2518 ซึ่งเป็นวันที่ ก.พ. ได้กำหนดตำแหน่งตามความในมาตรา 32 แห่งพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ.2518 เป็นต้นไป (หนังสือสำนักงาน ก.พ. ที่ สร 1007/ว 28 ลงวันที่ 15 กันยายน 2518) ดังนั้น ทะเบียนประวัติข้าราชการที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน จึงมี 2 ชนิด คือ

1. ก.พ.7 (แบบใหม่)
2. แฟ้มประวัติข้าราชการ
   • เป็นแฟ้มที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับชีวประวัติของข้าราชการตลอดจนหลักฐานเอกสารและรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับตัวข้าราชการ เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานบุคคล

สำนักงาน ก.พ., สำนักตรวจสอบและประเมินผลกำลังคน. (2548). คู่มือปฏิบัติงานบุคคล ว่าด้วยทะเบียนประวัติข้าราชการ การรายงาน ก.พ. การแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด การควบคุมเกษียนอายุ การออกจากราชการ. กรุงเทพฯ : สำนักงาน ก.พ.