ในการบริหารงานบุคคลนั้น ขั้นตอนที่สำคัญตอนหนึ่ง คือ การให้ค่าตอบแทนและบำเหน็จ ความชอบ แก่ข้าราชการและลูกจ้างที่ปฏิบัติหน้าที่มาด้วยดี เพราะค่าตอบแทนและบำเหน็จความชอบเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ข้าราชการและลูกจ้างสามารถดำรงชีพอยู่ได้ในสังคม และยังเป็นสิ่งจูงใจ สร้างขวัญและกำลังใจของข้าราชการให้ดีขึ้น อันมีผลโดยตรงไปถึงประสิทธิภาพในการทำงานของข้าราชการ

ผู้ที่เข้ารับราชการเป็นข้าราชการพลเรือน ตั้งแต่ชั้นเสนาบดีลงมานั้น ไม่ได้รับเงินเดือน เพราะถือว่าเป็นหน้าที่ของราษฎรทุกคนที่จะต้องทำงานให้แก่ประเทศชาติ การที่จะได้รับค่าตอบแทนในรูปใด ๆ จะเป็นไปตามพระราชอัธยาศัยของพระเจ้าแผ่นดิน สุดแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ แต่ทั้งนี้ ข้าราชการจะมีรายได้จากราษฎรที่มาติดต่องานราชการในรูปของผลประโยชน์ที่ได้จากการปฏิบัติราชการเป็นการตอบแทน ได้แก่

• เงินค่าธรรมเนียมในการปฏิบัติงาน ซึ่งราษฎรจ่ายให้แก่ราชการเพื่อรับบริการหรือสิทธิต่าง ๆ เงินค่าธรรมเนียมเหล่านี้ไม่ต้องส่งเข้าหลวง ข้าราชการผู้ปฏิบัติงานจะเป็นผู้ได้รับเอง หรือบางกรณีค่าธรรมเนียมส่งเข้าหลวงด้วย แต่ก็มีส่วนหนึ่งเป็นของข้าราชการผู้ปฏิบัติงานนั้น
• เงินค่าประทับตรา เป็นเงินที่จ่ายเป็นค่าชันสูตรตราสิน หรือค่าประทับตราสิ่งของที่ทางราชการจะได้รับจากราษฎร ก็ให้เป็นสิทธิของข้าราชการผู้ปฏิบัติงานนั้น
• ค่าส่วนลดจากการปฏิบัติงานตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ จะมีลักษณะคล้ายกับค่านายหน้าในปัจจุบัน คือ เมื่อข้าราชการหาเงินเข้าหลวงในเรื่องที่กำหนดไว้เท่าใด ก็จะได้รับค่าปฏิบัติงานตามที่กำหนดไว้ในเรื่องเหล่านั้น

นอกจากนี้ข้าราชการที่ถูกตั้งให้ไป “กินเมือง” หรือ ว่าราชการเมือง ทำหน้าที่เป็นเจ้าเมือง ดูแลทุกข์สุข ของราษฎร ซึ่งเรียกว่า ข้าราชการหัวเมือง นั้น ต้องทำงานอยู่ห่างไกลจากพระเนตรพระกรรณของพระเจ้าแผ่นดิน และต้องทิ้งธุรกิจของตนมาประจำการปกครองบ้านเมืองให้ราษฎรอยู่เย็นเป็นสุข ปราศจากภัยอันตราย ดังนั้น ราษฎรก็ต้องตอบแทนคุณเจ้าเมืองด้วยการออกแรงช่วยทำการงานให้ หรือแบ่งสิ่งของซึ่งทำมาหาได้ เช่น ข้าว ปลา อาหาร เป็นต้น โดยรัฐบาลในราชธานีไม่ต้องเลี้ยงดู จึงให้ค่าธรรมเนียมในการต่าง ๆ ที่ทำในหน้าที่เป็นถังเงินสำหรับใช้สอย

แม้ว่าการปูนบำเหน็จจะยังไม่มีกฎเกณฑ์แน่นอน เป็นไปตามพระราชอัธยาศัยของพระเจ้าแผ่นดิน แต่การที่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ พระราชทานบำเหน็จความชอบแก่ผู้ใด ผู้นั้นก็จะต้องเป็นบุคคลที่ประกอบคุณงามความดี ทำคุณประโยชน์แก่ราชการมาพอสมควร หาใช่พระราชทานตามอำเภอใจไม่ และยังมีกฎหมายศักดินาเป็นเครื่องรองรับสถานะข้าราชการด้วย เพราะฉะนั้น การที่ได้รับปูนบำเหน็จความชอบในเรื่องยศศักดิ์ และตำแหน่ง ย่อมจะมีความหมายและมีสิทธิผลประโยชน์มากกว่าเงินเดือน การที่ได้พระมหากรุณาธิคุณโปรดฯ ให้ผู้ใดดำรงตำแหน่งใด นอกจากจะเป็นเกียรติยศสูงส่งแก่ตนและวงศ์สกุลแล้ว ยังได้รับผลประโยชน์โดยตรงถึงสองทาง คือ ทางหนึ่งได้รับยศถาบรรดาศักดิ์ อีกทางหนึ่ง คือ ผลประโยชน์การปฏิบัติหน้าที่นั้น ๆ เช่น การได้รับค่าธรรมเนียม ค่าส่วนลดจากการปฏิบัติงาน เป็นต้น ผู้ที่เป็นข้าราชการสมัยนั้นจึงไม่ได้มีความมุ่งหมายที่จะใช้อาชีพรับราชการเป็นเครื่องเลี้ยงตัว แต่มุ่งรับใช้เจ้านายโดยมุ่งถึงองค์พระเจ้าแผ่นดินเป็นส่วนใหญ่ รับราชการด้วยความจงรักภักดีเป็นที่ตั้ง เพื่อให้เป็นที่โปรดปรานของพระเจ้าอยู่หัวหรือเจ้านายของตน

เมื่อพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัวขึ้นครองราชย์ พระองค์ทรงเห็นปัญหาในการให้ค่าตอบแทนในแบบที่ผ่านมา เป็นต้นว่า ข้าราชการหัวเมืองแม้จะไม่ได้เงินเดือนจากรัฐ แต่ราษฎรต้องออกแรงช่วยทำงาน และแบ่งสิ่งของที่หามาได้ให้เจ้าเมือง แต่ข้าราชการทหารที่ถูกเกณฑ์มารับราชการนั้น ไม่ได้รับเงินเดือนจากรัฐเช่นกัน แต่ยังต้องเอาอาหารมาเองด้วย นอกจากนี้ ระบบกินเมือง เจ้าเมืองจะมีอำนาจมาก ประกอบกับขาดการควบคุมสอดส่องจากรัฐบาลกลาง การเลี้ยงชีพต้องอาศัยเงินตรามากขึ้น ผลประโยชน์ที่เจ้าเมืองได้รับในแบบเดิมไม่เพียงพอเลี้ยงชีพ ทำให้มีประเพณีหากินโดยอาศัยตำแหน่งหน้าที่ราชการขึ้น จึงได้ทรงปรับปรุงระบบการบริหารงานบุคคลใหม่ โดยให้ความสำคัญในเรื่องการให้ค่าตอบแทนในรูปของตัวเงิน

โดยในปี พ.ศ. 2418 พระองค์ได้นำระบบการจ่ายเงินเดือนมาใช้กับข้าราชการและพลเรือน โดยในขั้นแรกข้าราชการที่อยู่ในกระทรวงการคลังจะได้รับเงินเดือนก่อน ต่อมาได้ขยายออกไป กระทรวงต่างประเทศ กระทรวงมหาดไทย และกระทรวงกลาโหม ส่วนข้าราชการหัวเมืองนั้น ในขั้นแรกให้เฉพาะข้าราชการที่อยู่ในกองข้าหลวงเทศาภิบาลก่อน และค่อยๆขยายไปถึงเจ้าเมือง กรมการเมือง และอำเภอ สำหรับอัตราเงินเดือนที่กำหนดในแต่ละกระทรวง จะไม่เป็นระเบียบเดียวกัน แล้วแต่เจ้ากระทรวงจะพิจารณาตามความเหมาะสม แต่สำหรับข้าราชการในหัวเมือง ในระยะต่อ ๆ มาได้กำหนดอัตราเงินเดือนไว้แน่นอน และมีการปรับปรุงเป็นระยะ

อัตราเงินเดือนข้าราชการในมณฑลตะวันตกเฉียงเหนือ ร.ศ. 119 (พ.ศ. 2443) ตั้งแต่ตำแหน่งข้าหลวงใหญ่ จนถึงนักการและคนใช้

อัตราเงินเดือนข้าราชการหัวเมือง ร.ศ. 121 (พ.ศ. 2445)

อัตราเงินเดือนข้าราชการหัวเมือง ร.ศ. 121 (พ.ศ. 2445) ซึ่งได้ปรับปรุงใหม่

ในสมัยพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัวเป็นต้นมา ข้าราชการทุกๆ คน เมื่อเริ่มรับราชการในตำแหน่งใด จะได้รับเงินเดือนในอัตราอย่างต่ำ คือ ขั้น 4 ก่อน เมื่อใช้ความรู้ความสามารถทำงานในหน้าที่ในตำแหน่งนั้นๆ ได้ทุกๆ อย่างเป็นการแน่นอน จึงจะได้รับการขึ้นเงินเดือน โดยปกติจะพิจารณาเมื่อขึ้นปีงบประมาณใหม่ โดยกระทรวงมหาดไทยได้วางหลักเกณฑ์ผู้ที่สมควรจะได้รับเงินเดือน ดังนี้

• ทำงานดีทุกอย่างในหน้าที่ราชการสำหรับตำแหน่งนั้น และไม่มีเหตุแสดงความบกพร่องเสื่อมเสียถึง 3 ปี
• ทำงานดีทุกอย่างในหน้าที่ราชการสำหรับตำแหน่งนั้น และไม่มีเหตุแสดงความบกพร่องเสื่อมเสีย แม้ไม่ถึง 3 ปี แต่ได้กระทำความดีเป็นพิเศษ
• ย้ายไปรับราชการที่อื่น ในตำแหน่งเดียวกัน เพราะความดีเป็นเหตุให้ย้ายไป
• มีอัตราว่างสำหรับตำแหน่งนั้น

ทรงวิทย์ แก้วศรี และสุดใจ นิลวัฒน์. (2526). 200 ปี มหาจักรีบรมราชวงศ์ และวิวัฒนาการของระบบข้าราชการพลเรือน. กรุงเทพฯ : สำนักงาน ก.พ.